Literaturverwaltung – Funktionen und Vorteile

Im Laufe einer wissenschaftlichen Karriere vergrößert sich die Anzahl gelesener Artikel und Bücher stetig. Um diese Literatur jederzeit greifbar zu haben, sind Literaturverwaltungsprogramme ein nützliches Hilfsmittel. Doch ermöglichen die unterschiedlichen Softwarelösungen weit mehr als ein einfaches Sammeln von Literaturtiteln. In diesem Blogbeitrag bieten wir Ihnen eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen von Literaturverwaltungsprogrammen sowie hilfreiche Tipps für die Wahl der richtigen Software.

Welchen Nutzen bieten Literaturverwaltungsprogramme?

Verwaltung von Literaturverweisen

Präzises Arbeiten ist das A und O in der Forschung. Das schließt auch die korrekte Angabe von Quellen mit ein. Ist es während des Studiums durch die Kürze der zu schreibenden Texte auch ohne Literaturverwaltung noch möglich, den Überblick über seine Literatur zu behalten, wird es ab der Master- bzw. PhD-Arbeit – ganz zu schweigen von den umfassenden Forschungsprojekten in der anschließenden Karriere – schwierig, eine gut gepflegte und fehlerlose Literaturliste ohne technische Hilfe zu führen. Literaturverwaltungsprogramme erfassen zudem nicht nur jegliche für Sie relevante Literatur, sondern erstellen auch automatisch eine Literaturliste aus allen Einträgen Ihres Projekts.

Zitierstile

Ein weiterer Vorteil ist die einfache Umsetzung eines einheitlichen Zitierstils. Literaturverwaltungsprogramme bieten eine Vielzahl unterschiedlicher Stile, die automatisch auf die Quellenangaben angewendet werden können. Falls Sie Ihren bevorzugten oder vorgegebenen Stil nicht im gewählten Programm finden, ist es bei den meisten Programmen möglich, diese Stile selbst zu erstellen. Meist ist es aufgrund des zusätzlichen Arbeitsaufwandes aber sinnvoller, ein Programm zu wählen, das die gewünschten Stile standardmäßig unterstützt: Alle Literaturverwaltungsprogramme bieten die geläufigsten Zitierstile an – insbesondere auch diejenigen, die von etablierten Zeitschriften vorgegeben werden.

Auch nachträgliche Änderungen an einzelnen Zitaten oder gar dem gesamten Zitierstil sind mit einem Literaturverwaltungsprogramm schnell erledigt. Ist das Programm mit Ihrem Text verknüpft, ändert es die veränderte Quelle automatisch an allen Stellen, an denen Sie verwendet wurde. Auch der Zitierstil wird einheitlich auf die gesamte Literatur angewendet.

Volltexte speichern und verwalten

Das Erfassen von digitaler Literatur stellt ebenso kein Problem dar. PDFs können zusammen mit der zugehörigen Quelle in der Datenbank abgespeichert werden. Auf diese Weise sind sie schnell und unkompliziert auffindbar. Oftmals ist es den Programmen auch umgekehrt möglich, das PDF abzuspeichern, die passenden Metadaten aus dem Dokument direkt auszulesen und einen Eintrag zu erstellen.

Strukturieren von Forschungsliteratur

Ein ebenso wichtiger Aspekt ist die systematische Erfassung und Strukturierung von Forschungsliteratur. Sie können nicht nur die Literaturquelle selbst abspeichern, sondern auch bereits als relevant erkannte Zitate, Anmerkungen und ganze Exzerpte zu den passenden Einträgen hinzufügen. Ebenso ist es in Literaturverwaltungssoftware möglich, innerhalb eines PDFs direkt Anmerkungen zu ergänzen. Anstatt mit Notizen auf unterschiedlichen Zetteln, in Dokumenten auf ihrem PC oder Vermerken in der Literatur selbst zu arbeiten, lässt sich mit einer solchen Datenbank Ihre Literatur hervorragend digital organisieren.

Wissensorganisation

Literaturverwaltung eignet sich auch zur Organisation Ihres Wissens. Sie können Ihre Literatur in unterschiedliche Projekte gliedern und innerhalb eines Projekts die Literatur wiederum einzelnen Kapiteln in einer Ordnerstruktur zuordnen. Damit strukturieren Sie ihr Forschungsprojekt und die zugehörige Literatur frühzeitig und relevante Literatur zu ihren einzelnen Kapiteln ist im Nachhinein schnell wiedergefunden. Zusätzlich können sie dem Projekt und seinen untergeordneten Teilprojekten Aufgaben und Aufträge zuordnen – beispielsweise bis wann welche Projektpunkte erledigt werden sollen. Auch bereits gefasste Ideen können Sie innerhalb der passenden Teilaspekte Ihrer Arbeit festhalten. Des Weiteren können Sie Ihre Literatur verschlagworten, womit sie Ihre Literatur selbst thematisch organisieren können.

Literaturrecherche

Ein weiterer Vorteil von Literaturverwaltungsprogrammen ist die Literaturrecherche innerhalb der Software. Um zu recherchieren, müssen Sie Ihr Programm daher nicht verlassen. Je nach Softwarelösung stehen Ihnen mehrere Datenbanken zur Recherche innerhalb der Literaturverwaltung zur Verfügung. Mit dieser Recherchemethode kann das Programm die Metadaten der Publikationen automatisch aufnehmen, ohne dass Sie sie händisch eingeben müssen.

Auch für kleinere Analysen Ihrer Literatur ist Ihr Literaturverwaltungsprogramm geeignet. Wenn Sie wissen möchten, welche Zeitschriften die von Ihnen recherchierten Artikel veröffentlichen, können Sie entweder – je nach Programm – direkt eine Analyse durchführen, oder Ihre Literaturliste nach Zeitschrift sortieren lassen. Damit haben Sie schnell den Überblick über die wichtigsten Zeitschriften des Forschungsfeldes.

Gemeinsames Arbeiten

Literaturverwaltungsprogramme bieten oftmals zusätzlich die Möglichkeit, Projekte von mehreren Personen verwalten und bearbeiten zu lassen. Auf diese Weise können Sie mit Ihren Co-Autor*innen die Literatur Ihrer gemeinsamen Forschungsprojekte organisieren. Auch die hinzugefügten Notizen und Aufgaben sind für alle Projektmitglieder einsehbar, wodurch Exzerpte und Anmerkungen geteilt werden können und doppelte Arbeit vermieden wird.

Sie können zudem Ihre digital vorhandene Literatur in der Cloud oder lokal mit Ihrer Projektgruppe teilen, um gemeinsam daran zu arbeiten. Innerhalb der Dokumente können alle Beteiligten Kommentare und Anmerkungen hinzufügen, wobei ersichtlich ist, welche Person diese Anmerkungen verfasst hat. Eine gemeinsame Diskussion im Chat ist in einigen Softwarelösungen möglich.

Welches Literaturverwaltungsprogramm ist das Beste?

Welches Literaturverwaltungsprogramm für Sie am besten geeignet ist, hängt ganz von Ihren persönlichen Bedürfnissen ab und kann nicht pauschal beantwortet werden. Folgende Fragen können Ihnen bei einer ersten Orientierung helfen:

1. Welches Betriebssystem, welches Textverarbeitungssystem und welche Endgeräte (PC, Tablet, Smartphone) nutzen Sie und sind diese mit dem gewählten Literaturverwaltungsprogramm kompatibel?
2. Möchten Sie Ihre Daten lokal oder online speichern? Ist Ihnen die verbesserte Verfügbarkeit Ihrer Daten durch einen Cloudspeicher oder die volle Kontrolle bei einer lokalen Speicherung wichtiger?
3. Unterstützt die Software gängige und für Sie relevante Exportformate?
4. Welches Programm benutzen Ihre Forschungspartner*innen? Planen Sie die Software in Ihrem Forschungsteam einzusetzen und wollen Sie ein Projekt als Gruppe verwalten?
5. Wie viel darf die Literaturverwaltung kosten? Stellt Ihre Bibliothek bzw. Universität gewisse Programme kostenlos zu Verfügung?
6. Welche Zitierstile unterstützt das Programm standardmäßig und können diese angepasst werden?
7. Können Sie auf guten Support vom Hersteller, Ihrer Bibliothek oder Universität zählen?
8. Wieviel Speicherplatz bietet das Literaturverwaltungsprogramm und ist dieser für die Größe Ihrer Literatursammlung ausreichend?
9. Ist das Literaturverwaltungsprogramm mit den Datenbanken kompatibel, die Sie benutzen? Können Sie direkt Metadaten aus den für sie relevanten Datenbanken importieren?

Wichtig ist schließlich vor allem, welches Programm Sie als benutzerfreundlich empfinden und welches für Sie ein flüssiges Arbeiten ermöglicht. Empfehlenswert ist es daher, kostenlose Testversionen in Anspruch zu nehmen oder sich von Ihrer Bibliothek oder Universität beraten zu lassen. Ebenso relevant ist, welche Funktionen für Sie in einem Literaturverwaltungsprogramm unerlässlich sind. Einen ausführlichen Vergleich der unterschiedlichen Programme, deren technischen Voraussetzungen und ihrer Funktionen bietet hierzu die Technische Universität München.

Links

Vergleich von Literaturverwaltungsprogrammen

Nützliche Tipps zur Verwendung von Literaturverwaltung

Kostenfreie Literaturverwaltungsprogramme für TU Graz-Angehörige