Einmal im Jahr stehen sie im Kalender aller Mitarbeitenden der TU Graz: die Mitarbeiter*innengespräche. Oft finden sie in den Sommermonaten statt, da der Berufsalltag zu dieser Zeit für gewöhnlich etwas ruhiger ist. Hin und wieder auch begleitet von der Frage: Was bringt mir dieses Gespräch? Melanie Krachler von der Organisationseinheit Personal-/Kompetenzentwicklung klärt auf: „Der Benefit dieser vertraulichen Vieraugengespräche liegt insbesondere im Füreinander-Zeit-Nehmen. So können Sie gemeinsam Bilanz ziehen, in die Zukunft blicken und Themen ansprechen, die im intensiven Arbeitsalltag oft keine Zeit finden, Ihnen aber wichtig sind. Ob es nun Herausforderungen waren oder Ereignisse, über die Sie sich besonders gefreut haben. Im Mitarbeiter*innengespräch schauen Sie also gemeinsam auf die vergangenen Monate zurück, geben einander Feedback und arbeiten gemeinsam an der Zukunft.“ Doch wie gelingt das am besten? Was macht ein gutes Gespräch aus – für beide Seiten, für Mitarbeitende und für Führungskräfte?
So gelingt Ihr Mitarbeiter*innengespräch – Tipps für Ihr Vieraugengespräch:
Was bewegt Sie?
Geben Sie Ihrem Gegenüber Einblick in Ihre Arbeitswelt und thematisieren Sie, was Sie im letzten Jahr beschäftigt hat. Egal, ob es Vergangenes betrifft oder wohin Sie sich in Zukunft entwickeln möchten. Sehen Sie das Gespräch als Chance, die Sie für sich nutzen können. Ein Blick zurück dient oft auch dem Blick nach vorn.
Das Gespräch bietet mir die Chance, meine Gedanken offen zu teilen, konstruktives Feedback zu erhalten und zu geben, Herausforderungen zu identifizieren und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten sowie meine bisherigen Leistungen zu reflektieren.
Volker Koch, Institut für Betriebswirtschaftslehre und Betriebssoziologie
Sofern Sie Kritisches ansprechen möchten, verwenden Sie nach Möglichkeit Ich-Botschaften, wie „Ich habe den Eindruck, dass …“ oder „Ich bin enttäuscht, weil …“. Ich-Botschaften drücken ein Gefühl aus und benennen gleichzeitig, wie es entstanden ist. Kritische Themen mit möglichst konkreten Beispielen benennen.
Vorbereitung ist das Um und Auf
Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor. Fragen, die man sich vorab stellen kann, sind beispielsweise: Was lief gut, was lief anders als geplant? Wohin möchte ich mich weiterentwickeln? Und last, but not least: Was fand ich bezüglich der Zusammenarbeit mit der Führungskraft, aber auch mit Kolleg*innen positiv, was weniger?
Auch aus Sicht der Führungskraft gilt: Das Gespräch muss gut vorbereitet und durchdacht sein. Lassen Sie das vergangene Jahr Revue passieren, aber schauen Sie auch in die Zukunft, welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es? Überlegen Sie sich, wie Sie die Stärken Ihres Gegenübers noch besser nutzen und gemeinsam weiterkommen können.
Persönlich, wertschätzend und entwicklungsorientiert
Für beide – also für Mitarbeiter*in und Führungskraft – gilt: Gehen Sie mit einer positiven Grundhaltung ins Gespräch und zeigen Sie Interesse an Ihrem Gegenüber. Geben Sie sich Zeit für den Austausch und planen Sie mindestens eine Stunde ein. Sorgen Sie für eine ungestörte Atmosphäre und lassen Sie sich auch durch Telefonate nicht unterbrechen.
Das Gespräch sollte offen, gleichberechtigt und wertschätzend geführt werden. Beide Seiten sollten zu Wort kommen, wobei die Gesprächszeit der*des Mitarbeitenden überwiegen soll. Wichtig ist, sein Gegenüber wahrzunehmen und auch Fragen zu stellen – es geht nicht nur ums Reden, sondern auch ums Zuhören.
Im Institut wird regelmäßig über die aktuellen und dringenden Themen gesprochen, aber wichtige Dinge kommen manchmal trotzdem zu kurz. Sich regelmäßig etwas Zeit zu nehmen, um ein Fazit zu ziehen und weiter in die Zukunft zu schauen, kann beiden Seiten mehr Sicherheit geben.
Katrin Ellermann, Institut für Mechanik
Das Mitarbeiter*innengespräch bietet durch all dies auch die Möglichkeit, die Stimmung und das Arbeitsklima im Team bzw. in der Organisationseinheit einzufangen und zukünftige Entwicklungsschritte zu vereinbaren. Dies lässt sich am besten durch sogenannte SMARTe-Ziele erreichen – also Ziele, die spezifisch, messbar, ambitioniert, aber auch realistisch und terminisiert formuliert sind.
Unterlagen für Ihr Gespräch
Strukturieren Sie das Gespräch nach folgenden Punkten: Bilanz ziehen, Zukunft planen, Zusammenarbeit besprechen, Entwicklungsmaßnahmen vereinbaren. Weitere Infos und Unterlagen für Ihr Mitarbeiter*innengespräch finden Sie im TU4U. Vergessen Sie nicht, einzelne Gesprächsergebnisse, wie Zielvereinbarungen oder Entwicklungsmaßnahmen, schriftlich festzuhalten. Die letzte Seite des Gesprächsprotokolls übermitteln Sie bitte bis spätestens 10. Jänner des Folgejahres an mag@tugraz.at, auch wenn Sie keine Entwicklungsmaßnahmen vereinbart haben. Sie helfen damit, das Weiterbildungsangebot laufend weiterzuentwickeln.
Zu guter Letzt
Wenn Ihre Führungskraft kein Mitarbeiter*innengespräch mit Ihnen vereinbart, werden Sie selbst aktiv und fragen Sie danach.
Das Wichtigste zum Mitarbeiter*innengespräch nochmals kurz im Wordrap: Positive Grundhaltung I Bereiten Sie sich vor I Nehmen Sie sich Zeit I Sorgen Sie für eine ungestörte Gesprächsatmosphäre I Zuhören ist genauso wichtig wie Reden – die Gesprächszeit der Mitarbeitenden sollte überwiegen I Begegnen Sie Ihrem Gegenüber wertschätzend I Formulieren Sie „SMARTe“ Ziele I Geben Sie Feedback – nehmen Sie aber auch welches an I Halten Sie Wesentliches schriftlich fest.
